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CONTEO REGRESIVO PARA LA CONVERSACION:
Una Lista Y Cronograma Para La Planificación De Su Evento Del Día De La Concienciación

Estar preparado y organizado es clave para sostener un evento de conversación durante el Día Nacional de Concienciación sobre la Salud Mental de los Niños. Esta lista resalta algunos de los pasos de planificación a seguir desde el momento en que se empieza la planificación hasta cuando el evento tiene lugar, en mayo.

Planificación (febrero)

  • Convoque al personal y a los socios relevantes para determinar las metas que se quieren lograr con el evento. (Mercadear su organización o sus servicios, desarrollar nuevas alianzas, obtener cobertura de prensa)
  • En base a sus metas, prepare un borrador de agenda para su evento, el cual podrá cambiar como parte del proceso de planificación.
  • Independientemente del tipo de evento que vaya a celebrar, bien sea que se centre en el arte, la música o la danza, familiarícese con el documento Cómo empezar una conversación en el día de la concienciación que hace parte de este juego de herramientas y utilícelo como la base de su conversación.
  • Una vez que haya fijado sus metas, escoja el tipo de evento que quiere celebrar, su alcance y las audiencias a las que quiere llegar.
  • Establezca roles para los miembros de su equipo y prepare una carpeta para todos los expedientes.
  • Determine el presupuesto y el cronograma de su evento e inicie el reclutamiento de patrocinadores si necesita ayuda adicional.
  • Explore y seleccione una sede para su evento (determine el acceso según los medios de transporte, las posibles necesidades médicas o de movilidad y el acceso para las personas discapacitadas, etc.).
  • Identifique e invite a los presentadores.
  • Prepare o actualice su lista de invitados, incluyendo los correos electrónicos.
  • Empiece a desarrollar sus materiales de mercadeo —anuncio para reservar la fecha, invitación e información de su evento— para apoyar su promoción, el desarrollo de alianzas y el contacto con los medios.
  • Determine qué materiales y servicios se necesitarán de proveedores externos. Incluya mesas y sillas, letreros y señales, decoraciones y entretenimiento.
  • Planifique la logística (distribución del salón o del espacio, comida, equipo audiovisual).

Planificación (marzo)

  • Envíe un correo a sus socios, patrocinadores y audiencia y pídales que “Reserven la fecha”. Utilice el correo regular, números de fax o correos electrónicos.
  • Llame a los potenciales presentadores para obtener confirmaciones.
  • Informe a sus patrocinadores sobre su progreso.
  • Si va a ofrecer comida, contacte con su proveedor y haga sus selecciones.
  • Establezca un proceso para que los participantes se registren para su evento.
  • Finalice y distribuya las invitaciones.
  • Determine todas las necesidades técnicas, tal como las audiovisuales, por ejemplo, y haga los arreglos del caso con la administración del local.

Desarrollo

Faltando 3 semanas

  • Escriba un borrador de un anuncio a los medios junto con una lista de los medios que podrían estar interesados en cubrir el evento.
  • Contacte con sus presentadores para discutir sus presentaciones y ver si necesitan información o apoyo.
  • Haga una inspección del local y verifique todos los detalles del evento con sus administradores, incluyendo sus necesidades audiovisuales e instrucciones especiales.

Faltando 2 semanas

  • Distribuya el anuncio a los medios y haga seguimiento con los reporteros relevantes para así generar interés en el evento.
  • Asigne el personal a las distintas tareas (incluyendo el registro de los participantes, la supervisión de los equipos audiovisuales y el apoyo a los presentadores) y explique sus obligaciones a todos y cada uno de los miembros por medio de reuniones en las que todos estén presentes.

Faltando 1 semana

  • Continúe con sus llamadas a los reporteros para estimular su asistencia.
  • Haga seguimiento con los presentadores para confirmar la fecha y el lugar del evento, así como la hora a la que se espera que hablen. Infórmeles el nombre de la persona que los recibirá a su llegada.
  • Imprima una agenda final y organice los paquetes con materiales que serán distribuidos a los participantes. Envíelos al local donde se celebrará el evento.
  • Escriba un borrador de comunicado de prensa en el cual se describa el evento. Dicho comunicado será puesto a circular el Día de Concienciación.

Implementación

La víspera

  • Asegúrese de que todos los materiales hayan llegado al local.
  • Redacte un recordatorio del evento y distribúyalo a todos los participantes registrados por correo electrónico.
  • Imprima los gafetes con los nombres de los participantes si estos son necesarios y empaque un “botiquín de emergencia” con los materiales que pueda necesitar (números de teléfonos celulares de los presentadores, cinta, tijeras, grapadora, velcro, lápices, papel, etc.).

Día del evento

  • Distribuya el comunicado de prensa.
  • Llegue temprano y verifique que el espacio esté dispuesto correctamente y que el equipo técnico esté instalado y funcionando correctamente. Pruebe todos los micrófonos, proyectores y equipos de audio y todas las conexiones de las computadoras.
  • Asegúrese de tener suficientes gafetes para nombres y demás materiales en la zona de registro. (Asegúrese de que el personal o los voluntarios lleguen a la zona de registro una hora antes del inicio del evento).
  • Asegúrese de que el personal o los voluntarios familiarizados con la ubicación de los lugares clave (como los baños) estén en el lugar correcto y que todas las áreas del evento estén cubiertas durante todo el evento.
  • Incluya un período de tiempo para ensayos si sus presentadores o artistas así lo solicitan.
  • Asegúrese de que las señales para guiar a los participantes al evento estén en su lugar.

Después del evento

  • Lleve a cabo una reunión de clausura con el comité organizador.
  • Recoja las promesas de los héroes de esperanza y llene el formulario de evaluación y envíelo a la campaña.
  • Revise las cuentas de cobro y envíe los pagos.
  • Envíe tarjetas de agradecimiento y notas expresando su aprecio según sea el caso.

If you or someone you know is in crisis and needs to talk, please call 1-800-273-TALK (1-800-273-8255).

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